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    专家汇聚一堂 直击全球热点

    第十四届国际档案理事会东亚地区分会研讨会精彩纷呈

    作者:王 健

    来源:中国档案报

    2020-01-13 星期一

    ????2019年11月26日至27日,第十四届国际档案理事会东亚地区分会研讨会在日本东京召开,会议由国际档案理事会东亚地区分会与日本国立公文书馆共同主办。会议主题直击全球热点——“档案的今天与明天:文件急剧增长 档案正当繁荣”,旨在探讨数字转型时代档案馆面临的挑战、困境以及档案工作者如何转变角色。会上,中国国家档案局副局长王绍忠当选为新一任东亚地区分会主席。中国人民大学信息资源管理学院(档案学院)、福建省档案馆成为东亚地区分会新晋会员。会议吸引了来自中国、日本、韩国、蒙古、美国、英国的200余名与会者参加,中国国家档案局副局长刘鲤生率队的中国代表团人数占全体与会者的三分之一。

    ????此次会议的热点突出表现为:数字转型受到高度关注,人才培养成为当务之急,区域合作日益加强并将持续拓展。

    热点一:数字转型

    ????会议特邀的3位主旨发言人及其报告内容格外令人瞩目。国际档案理事会秘书长安西娅·塞勒斯博士、美国文件与档案管理署首席文件官劳伦斯·布鲁尔先生、日本国立情报学研究所高野明彦教授,分别以《美丽新世界——人工智能与档案》《转型档案管理打造数字档案馆的明天》《数字技术推进档案开放——“日本搜索”的影响》为题作主旨报告。

    ????安西娅·塞勒斯指出,人工智能、机器学习将为档案工作带来极大改变,但一定程度上存在技术局限,而其缺陷正是人类所擅长的。所以我们要充分发挥技术优势,将其合理应用于档案管理工作中。人工智能有着广阔的未来,档案工作者在张开双臂拥抱人工智能的同时,也需要考虑人工智能所带来的各种影响。

    ????劳伦斯·布鲁尔围绕大家十分关注的美国文件与档案管理署的数字文件管理现状、数字政府行动战略进展与措施展开演讲。他指出,目前美国联邦政府正在全面推进政府文件的数字化管理工作,不同阶段皆有明确目标和计划,美国联邦政府的数字转型及档案管理转型正在逐步推进。目前面临的问题主要包括预算削减、人力资源稀缺、文件海量增长且种类多样,以及顶层设计存在缺陷等,并据此提出联邦政府各部门加强协同、共同制定管理框架、促进各部门的自我完善等举措。

    ????高野明彦提出,可以采用“关联搜索”方式解决目前的“关键词搜索不足以满足用户需求”的问题,“关联搜索”对鉴别错误信息具有重要作用。各种各样的数据散落在档案馆、图书馆、博物馆等“文化记忆”机构中,这些数据不但分散,且彼此之间鲜有关联。目前,“关联搜索”虽在元数据层面无统一架构,但可以为散落的信息、数据架起相互关联的桥梁。这一技术的实际应用范例也充分展示了“关联搜索”的可行性与可推广性。

    ????除了3个主旨报告外,各个国家或地区的报告中也都无一例外地讲到数字转型带来的挑战。中国国家档案局丁勇在以《升级改造 应对挑战 不忘初心 砥砺前行——新时代的中国档案馆行动》为题的报告中指出,电子档案的急剧增长,使得原有的档案管理模式以及原有档案人员的知识体系已经不能满足时代的发展要求,中国对此采取了一系列举措,包括:鼓励档案馆进一步加强档案资源体系建设、加快电子档案单轨制管理试点项目运行的步伐、引导档案馆主动开发档案资源、加强跨区域档案利用平台建设、推进国家数字档案馆试点建设等。日本国立公文书馆有关负责人新垣和纪在《国立公文书馆面临的数字挑战:新浪潮时代数字技术的应用与档案职业的培养》的报告中指出,目前,推进数字化政府建设是日本的首要任务;数字文件数量的大幅增长,意味着未来移交给日本国立公文书馆的档案也将从纸质载体逐渐变迁为数字形式。为此,2019年3月,日本首相颁布了《行政文件电子化管理基本准则》。韩国国家档案馆有关负责人朱光利在《韩国行政数据集文件管理计划》演讲中指出,在韩国政府行政管理信息系统的运行过程中,复杂多样的数据集随之产生,如何管理这些数据集成为难题。为此,韩国制定了《数据集文件管理原则》,要求建立通用管理模型,加强数据集生成系统的前端控制。韩国针对原生性数字文件系统管理的相关举措引起与会者的关注。中国香港政府档案处有关负责人陆玉珊在《香港特区政府档案处报告》中指出,21世纪,全球档案部门均面临文件档案的数字化管理难题,香港特区政府采取以下举措应对挑战,包括:运行电子文件保管系统、建立数字仓储、对政府网站和社交媒体进行归档、推进文件的开放利用、制定2018年至2028年10年数字化计划、开发香港特区政府档案处网站和在线目录系统、与公众加强互动、加强档案管理相关人员专业素质培养、加强与不同专业人员及不同部门之间的协同合作等。

    ????在互动环节中,与会者还针对社交媒体文件引发的法律问题等展开热烈讨论。数字转型成为会上会下交流的最大热点。

    热点二:人才培养

    ????置身于数字转型的大环境之中,档案人才队伍建设与培养成为备受关注的另一焦点。

    ????劳伦斯·布鲁尔强调,培训工作尤为重要。目前大多数机构中的文件管理人员资历较浅,缺乏专业知识与管理技能,无法应对数字转型带来的巨大挑战,因此美国文件与档案管理署采取制定指南、举办培训班、指导联邦政府机构开展文件管理评估、吸纳其他学科背景的专业人才等举措,在数字转型过程中加强人才队伍建设和培养。

    ????安西娅·塞勒斯进一步指出,必须加大对各种专业背景下、与档案管理工作相关人员的培训力度。培训对象不仅要面向档案工作人员,还应面向数据管理人员、计算机人员等。目前,针对数字保存领域的培训比较稀缺,有待于开发更多有针对性的培训项目。同时,要提升全社会的档案意识,加强对档案工作的认识,最终促进档案更好地向公众开放、为社会所用。

    ????高野明彦指出,目前,日本的记忆机构没有雇佣专门的技术人员,应借鉴日本国家图书馆的经验,招聘具有计算机背景的人才进入记忆项目组,保证记忆项目的长期可持续性。

    ????中国人民大学王健教授指出,人才培养应针对不同需求,遵循“多层次、多维度、多元化、可持续发展”的原则,坚持高校培育与岗位培训双轨并行,区域合作与国际合作双管齐下。她结合中国人民大学发起和参与的一系列成功项目,交流了中国人民大学在档案人员培训、高校人才培养方面做出的努力和取得的成果,倡议加强东亚地区乃至全球教育培训的多方合作。中国澳门档案馆业务主管张家仪也指出,10年来,澳门档案馆与中国人民大学信息资源管理学院(档案学院)持续开展了一系列人员培训项目,受益良多。

    ????新垣和纪强调,档案专业人才培养是数字转型面临的艰巨挑战之一,也是一直以来的工作重点,培训项目确实发挥了关键作用。为此,日本国立公文书馆于2018年颁布了《档案从业人员任务与能力标准》,旨在界定档案从业人员必备的知识和技能、拓展档案人员的专业知识结构、开展相关培训、提高社会地位。该标准对档案从业人员应具备的基本知识和技能作出明确规范,具有较强的借鉴价值和启示意义。

    热点三:区域合作

    ????面对数字转型和人才培养的巨大压力与挑战,各个国家和地区都在积极寻求解决之道。其中,加强区域合作成为与会者的集体共识和迫切愿望,而“建立、维护并加强本地区档案工作者之间以及致力于档案保管和管理的所有机构和专业组织之间的联系”也正是国际档案理事会东亚地区分会的宗旨。目前,各个国家和地区已经开展并将努力拓展的区域合作主要包括以下3个方面。

    ????一是业务合作。比如,蒙古档案总局实现数字转型的举措之一便是与韩国开展合作,以期顺利实施“蒙古国家档案馆现代化”项目,全面升级“国家档案管理的一体化系统”和“门户服务”。会议期间,蒙古档案总局与日本国立公文书馆签署了合作备忘录,期待通过深入合作加快实现数字转型。中国澳门档案馆与中国人民大学的合作不仅包括人员培训,还包括咨询项目及课题研究、制定发展战略、完善法律法规、加强技术支持、开发协作网络并建立可信数字仓储等,中国人民大学还对澳门准备接受港珠澳大桥项目澳门段工程档案提供了业务咨询服务。《澳门特别行政区政府文化局与中国人民大学信息资源管理学院战略合作备忘录》的签署及实施,将为双方有效开展业务活动提供科学保障。

    ????二是联手培训。培训可以跨馆、跨校,跨专业、跨部门,跨行业、跨协会,跨地区、跨国界,“跨界融合”的培训模式已然形成并将继续拓展。例如,香港特区政府档案处高度重视培训工作,以确保员工具备数字转型所需知识和技能。员工队伍涵盖档案工作者、行政管理人员和互联网技术专业人员,近年来,香港特区政府档案处更是将培训重点聚焦于增强数字文件管理能力、拓展跨学科知识架构这两方面。在将各级政府官员列入在线培训计划的同时,香港特区政府档案处还制定了一项新的全面培训计划,旨在将档案管理方面的参训人员数量从每年的4000人次大幅提升至1万人次。这些工作的顺利实施,既依托于线上线下的多元培训项目,也有赖于机构外合作、馆校合作、区域合作乃至国际合作。

    ????国际档案理事会东亚地区分会连续开展了多项成功的国际合作培训项目,国际档案理事会东亚地区分会、中国国家档案局、中国人民大学合作开展的“2019档案学深造证书班”(北京,PCAS)便是成功案例之一。在国际档案理事会东亚地区分会资深专家朱福强教授的策划组织下,来自中国、美国、荷兰、韩国、新加坡的10位专家悉心授课,将国际前沿与国内发展相结合、理论与实践相结合、管理与技术相结合,课程内容既涵盖档案学基础理论、档案管理基本环节等基础知识,又包括国际标准、电子文件、社交媒体文件管理等最新知识。起始于2003年的PCAS培训项目迄今已使335名学员深深受益,为东亚各国培养了一批批核心骨干。同样,2019年10月在香港大学举办的“档案学研究生证书班”(PDAS)也是香港大学与国际档案理事会东亚地区分会非常成功的培训合作项目。

    ????三是会议分享。目前已经形成了会议集群,比如,此次东亚地区分会工作会议和研讨会,2020年将由韩国国家档案馆主办;4年一度的国际档案大会,2020年将在阿布扎比举办;国际顶尖信息联盟年会iConference,特别是iConference2021将由中国人民大学主办,届时将联同“第五届亚太地区档案教育国际学术研讨会”(APCAE)一并召开。会议集群有助于加强东亚地区档案工作者之间的沟通合作,进一步推动学科及专业的融合,打造创新发展模式,逐步开拓培育复合型人才的新路径。

    ????第十四届国际档案理事会东亚地区分会研讨会的盛况,折射出东亚地区档案工作者在数字转型的进程中进行的积极探索和不懈努力,东亚地区档案工作者将与全球档案工作者一道砥砺前行,亦将对全球档案事业发展作出更大贡献,发挥更大的影响力。

    ????原载于《中国档案报》2020年1月6日 总第3472期 第三版

     
     
    责任编辑:张雪
     
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